【御中】と【様】の違い!ビジネスで知らないと損する使い分けの例

手紙やメールを送るとき、迷ってしまう宛先の敬称。様々な種類があり、どれを使ったら良いか分からないという人も多いですよね。

「御中」と「様」の正しい使い分けは重要です。

ビジネスマナーとして知らないと恥をかいたり、相手に対して大変失礼な行為にあたりますので、ぜひ覚えておきましょう。使い分けの文例も一緒にご紹介します。

「御中」と「様」の基本とは?

まずは「御中」と「様」の意味と敬称の使い方のルールを覚えておきましょう。これが全ての基本になってきますよ。

 

【御中】
組織の中の誰かに対する敬称

【様】
個人に対する敬称

 

大原則として敬称の併用はしてはいけません。

敬称とは人名や役職の後ろにつけて、その方に敬意を表わすものなのです。

例えば「社長」「先生」「部長」なども敬称になります。「~御中**社長」や「**小学校~先生 様」などの使い方は、敬称が二重になっていることになるので、間違っていることになりますね。

正しくは「~株式会社**社長」「**小学校~先生」と使います。

御中の使い方

宛名が特定の個人以外になっているときに使いましょう。

会社名や部署名、学校名や店名など担当者が特定できないケースです。宛名に御中と書かれている場合は、そこに属している人なら誰でも閲覧しても良いという意味もあります。

もし担当者の名前がハッキリしているのなら、御中は使わずに送りましょう。分かっているのに御中を使うと誰に対するものなのか分かりませんし、大変失礼にあたります。

また文章の中では「御中」を使いますが、口語の場合は会社や団体名の後ろに「様」とつけて呼びますので、注意が必要ですね。

○御中の正しい使用例

・**株式会社 御中
・~~大学 **学科 御中
・**区役所 ~~課 御中

×御中の誤った使用例

・**株式会社 様
・~~大学 **学部 様
・***病院 様

様の使い方

宛名が個人名まで分かっているときには様を使いましょう。

個人名を特定しているので違う人に開けられてしまうこともありません。

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業種によっては様の代わりに「先生」を使うこともあります。例えば医師・弁護士・教諭・議員などは「**先生」と書いて問題はありません。

ただし「**先生 様」は敬称が重なっていますので使えません。連名の場合には、それぞれの名前の下に敬称をつけて書いてくださいね。

○様の正しい使用例

・~~株式会社 部長 **様
・**病院 ~~先生
・~~~小学校 **先生

×様の誤った使用例

・~~有限会社 御中 **社長 様
・**病院 御中 ~~先生 様
・~~中学校 御中 校長** 様

個人名が分からないけど、担当者個人に宛てる場合は「担当者様」「ご担当者様」と書くようにしましょう。この場合も御中は不要になります。

あわせて覚えておくと便利な「殿」と「各位」

「御中」と「様」以外にも宛名を書くときには、様々なパターンがあります。あわせて覚えておけば、いざというときに役立つでしょう。

「殿」の使い方

「殿」は、目上の人には使えません。目上の人が目下の人や同格の人に使う言葉です。

よく賞状で目や耳にする言葉ですが、口語としては使いませんので注意しましょう。間違って「殿」を使うと見下していると思われてしまいますので、気をつけましょう。

一般的には「様」を使っておけば安心でしょう。

×誤った使用例・・・ ***部長 殿 / ~~先生 殿 など

「各位」の使い方

「各位」は皆様や皆様方という意味になり、複数の人に対して使われます。

これも敬称の一つですので「御中」や「様」と一緒に使うことはできません。

よく「保護者各位」や「お客様各位」なんて言葉を聞いたことがありますよね。「保護者各位」は保護者の皆様へという意味になりますが、「お客様各位」はお客様の皆様へという意味になります。

「お客様各位」は原則として敬称の二重による間違った使い方になりますが、この言葉だけは容認されるようになってきています。

×誤った使用例・・・ ご担当者様各位 / 関係者様各位 など

宛名を書き換えるときはどうする?

返信はがきには、あらかじめ宛先が書いてありますよね。そこには「~係」「会社」などで終わっていますから、必ず「御中」と付け加えて書いてください。

また宛名の下に「行」「宛」などの言葉も見たことがあると思います。この場合は二重線で消して「様」もしくは「御中」と書くようにしましょう。様と御中の使い分けは、上記のルールと同じで、個人名か組織名かで決まってきます。

英語で送るとき「御中」や「様」はどうする?

ビジネスシーンでは、英語で送る場合も出てきますよね。英語には御中や様を示す言葉はありませんが、宛先が個人名か組織名かによって変わってきます。

【個人宛】
基本的にはDear ***と書きます。

【関係者各位宛】
To Whom It May ConcernもしくはDear Allと書きます。

○正しい使用例
・Dear Mr. Tanaka (田中様)
・Dear Sir or Madam (性別が不明の担当者様)
・Dear Sir      (男性の担当者様)

まとめ

正しいビジネスマナーを身に着けて、相手に対して失礼のないようにしましょう。

マナーが自然と身についているととても気持ちが良く、好印象ですよね。特に手紙やメールでは、まず始めに宛名に目が行きます。

誤った宛名だと、内容がしっかりしていたとしても悪い印象しか残らず、損をしてしまいますよね。様々なシーンによって使い分けることを覚えておけば、必ず役立つときが来ますよ。