【ご査収】の正しい使い方と間違った使い方| 受け取った場合の返信方法も

ビジネスシーンでは、様々な言葉やマナーが使われますよね。

今回はご査収の正しい使い方や間違った使い方を解説していきます。

間違った使い方を知らずにしていると恥をかいてしまいますよね。受け取ったときの返信方法も一緒にご紹介します。この機会にしっかりと正しい意味を理解して、使っていきましょう。

そもそもご査収の意味とは?

ご査収の読み方は「ごさしゅう」です。漢字の意味から「よく調べて受け取る」ということになります。

相手に対して確認作業を依頼していることになり、ビジネスで使われるときは「よく確認して受け取ってください」という意味になるのです。

ご査収はどんな場面で使うのか?

「査収」の意味から、相手に確認して欲しいときに使います。

○添付ファイルを送る
○確認して欲しいデータを送る
○履歴書の送付

確認して欲しいファイルや書類がないときに使うのはおかしい表現になりますので、気をつけましょう。

ご査収の正しい使い方

<正しい使い方の例文>
「明日、資料を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願いいたします」
「資料を提出させていただきます。ご査収の程、よろしくお願い申し上げます」

上記の例文のような使い方をします。ただ「ご査収ください」だけだと確認事項が分かりにくい場合、相手を混乱させてしまうことになります。受け取る側のことを考えて確認事項を具体的にしておくことが親切かもしれませんね。

ご査収の間違った使い方

<間違った使い方の例文>
「(何も送付したものがないのに)ご査収の程、お願いいたします」

そもそものご査収の意味は「よく確認して受け取る」ことです。何も送付物がないときに使うと、何を確認すれば良いのか分かりません。そして添付されていたはずなのに、どこかで紛失してしまったのかと勘違いさせてしまいます。

ご査収を正しく使えているかチェックしよう

もしご査収の使い方が不安なときに簡単にチェックする方法があります。

「査収」とは動作を表わす言葉なので、「指導」や「理解」などと同様な使い方をすることができるのです。チェック方法は「査収」を「指導」や「理解」に置き換えてみるだけです。

スポンサーリンク
<○正しい例文>
「ご査収の程、よろしくお願い申し上げます」
→「ご指導の程、よろしくお願い申し上げます」
<×間違った例文>
「どうぞご査収ください」
→「どうぞご指導ください」

この方法を使って用法の使い方に誤りがないかチェックできますので、ぜひ使ってみましょう。

ご査収に対する返信方法は?

相手にしっかりと確認しましたということを伝えます。ただ「受領しました」だと確認したのかハッキリしていないですよね。

<内容に問題がない場合の返信例文>
「ご送付いただきまして、ありがとうございました。確認させていただいたところ、特に問題はございませんでした。」

<修正してほしい際の返信例文>
「ご送付いただきました資料を確認させていただいたところ、修正点がございました。お手数をおかけしますが、修正をお願いいたします。修正点は~」

 

例文のように確認した結果を伝えるだけで十分です。特に難しい言葉も必要ありません。

「ご査収」と送るときにチェックするポイントは?

「ご査収ください」と送るときに以下のポイントを忘れずにチェックしておくと、相手に対して失礼にあたることがありません。スムーズなコミュニケーションが取れ、良好な関係が築けるように言葉を付け加えて、親切な対応を心掛けましょう。

確認してほしい項目を記載

具体的に記載することで、相手の負担軽減につながりますよね。こちらが確認してほしい点を伝えることで、確実に確認してもらうことができます。

ファイルの内容チェック

ファイルのサイズや安全性、正しいものがきちんと添付されているか確認してから送付することが基本ですよね。送付する前にチェックすることで、もし問題があったとしても未然に防ぐことができます。

ご査収と類似の尊敬語

ご査収と同様に使える尊敬語をご紹介します。こちらの言葉のほうが意味が伝わりやすいので、場合によって使い分けていきましょう。

「お受け取りください」「お納めください」「ご笑納ください」
<例文>
「どうぞお納めください」
「ご笑納いただきますよう、お願い申し上げます」

一緒に覚えておくと役に立つでしょう。

ご査収とご査証を混同しないように・・・

ご査収と同じような響きの言葉に「ご査証」があります。

「ご査証」は漢字の意味の通り、「調べて証明すること」ですので、混同して間違った使い方をしないように気をつけましょう。「ご査収」と同じように使えますし、正しい使い方ができているのか事前チェックすることができますよ。

「ご査収」とは、あまり聞きなれない言葉ですよね。若い人はあまり使わなくなった言葉かもしれませんね。しかし、いざというときに知っておくと便利ですし、恥をかかずにスマートな対応ができるでしょう。

ビジネスマナーの一つとして、「ご査収」の正しい意味と使い方を理解しておきましょう。一緒に同様に使える尊敬語や混同しやすい「ご査証」も覚えておくと良いかもしれませんね。