退職届を郵送で提出したいけど郵送方法は?添え状の例文や必要性についても解説

退職届を郵送しなければいけないとき、どんな方法で送れば良いのでしょうか。

郵送で送るときこそ顔が見えないので、相手にとって失礼のないようにしたいですよね。

郵送方法や郵送する際に添え状をつけるかどうか、添え状の例文なども解説したいと思います。

退職届の郵送方法は?

退職届を郵送する際には、退職届と添え状、封筒2通を用意しましょう。

2通の封筒を用意するのは、「退職届をいれる封筒」と「封筒に入った退職届と添え状を入れるための封筒」が必要だからです。

退職届は折りたたんで入れるので封筒は、長形4号や3号の小さいサイズで構いません。外側の封筒は、退職届と添え状を入れる余裕があれば十分です。

退職届が長形4号なら長形3号、退職届が長形3号なら角形5号を使用すると良いでしょう。

封筒の大きさによっても、規格サイズ外で別料金がかかってしましますので、注意しておきましょう。

退職届の封筒に書く宛先や宛名など

郵送用の封筒

表面には、宛先と宛名を書きます。

宛名の左下には赤ペンで「親展」と書きましょう。親展とは、宛名の人しか開封してはいけませんよという意味の言葉になります。

書いておくと安心ですよね。書いておかないと、他の人が開けてしまいあなたの退職が職場に広まってしまう恐れもありますよ。

間違っても「退職届在中」とは書かないようにしましょうね。裏面の左端には、きちんと自分の住所と名前を書きます。

退職届用封筒

表面中央に「退職届」と書きます。裏面の左端には自分の部署名と名前を書きましょう。退職届用封筒は糊付けしても、しなくても大丈夫です。

退職届や添え状を入れる順番

退職届の上に添え状を入れます。

退職届が封筒から透けて見えないようにするためでもあります。

退職届は郵便ポストではなく郵便窓口から郵送しよう

自分で切手を貼らずに、面倒でも郵便局で手続きするのが確実です。料金不足などの不測の事態にも備えることができます。

また別料金になりますが「簡易書留」や「配達証明」で郵送をお願いすると無事に届いたことが確認できるので安心ですね。

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退職届を郵送で送る場合に添え状って必要なの?

郵送で退職届を提出する場合には、添え状が必要となります。

退職届1枚だけを送ることの無いように気をつけましょう。退職届1枚だけを郵送するのは、大変失礼に当たります。

社会人として最後まできちんとした対応をするようにしましょうね。

添え状とは、退職届を郵送する上で一言添える文章のことです。どんな風に書いたら良いのか例文をご紹介します。

退職届の添え状の例文

例文1:

拝啓

貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退職させていただくことになりました。

同封の通り、退職届を提出させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

長い間、たいへんお世話になりました。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
敬具

 

 

例文2:

拝啓

貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

先日、退職届提出の旨をご連絡いただきましたので、同封の通り退職届を提出させていただきます。

よろしく取り計らい方、お願い申し上げます。

短い間ではございましたが、大変お世話になりました。

末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具

 

 

例文3:

拝啓

貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

かねてより体調不良のため休職させていただいておりましたが、いまだ復帰の目処が立っておりません。このまま在籍することはご迷惑をおかけすることになります。そのため平成○年○月×日をもって退職させていただきます。

私の休職に際しまして、みなさまには多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

今までさまざまな面でご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

本来であれば、直接退職の意思を申し上げるべきなのですが、略儀ながら郵送にて失礼いたします。
敬具

 

添え状は必ずしも同じ内容ではなく、自分の状況によっても変わってきます。上記の例文を参考にして、考えてみると良いでしょう。

また文章の書き出しには、左詰で宛先(会社名と代表者名)、右端には自分の部署や名前を書くようにしましょうね

。封筒にも名前を記入しますが、添え状にも書くことがマナーです。

退職届ってそもそも郵送して良いの?

法律上は、退職届を郵送しても問題はありません。しかし会社の代表者や直属の上司に直接手渡しすることが推奨されています。

退職届を提出した後も会社とやり取りをすることになりますので、郵送するときは特別な理由がある場合になるでしょう。

また下記の場合も郵送で退職届を提出することになると思います。

  • 入院や精神的な身体の不調、療養中などの理由で、会社に直接出向くことができない
  • 会社に郵送で良いと判断されている
  • 退職した後に会社から退職届の提出を求められたとき

そのほかでは、退職を強行したい場合にも退職届を郵送する手段が取られることがあります。

しかし、郵送は特別な場合のみで上司に手渡しすることが望ましいとされています。特に会社に退職するという合意がない場合は、一方的に突きつけるような形になります。

円満退職を望むのなら、最後まで会社とスムーズなやり取りを心掛けたいですよね。

退職届を郵送するときに注意するポイントってある?

事前に連絡を取っておく

退職届を郵送する前に電話やメールなどで、郵送する旨を連絡しておくと良いでしょう。上司や人事に前もって連絡しておくことで、円満に退職することができるでしょう。

もし退職に関して揉めている場合には、事前に連絡をとってはいけません。相手側に受け取ってもらえないこともあるからです。

正しい書き方と適切な封筒を用意する

退職届は、最後に会社へ提出する大切な書類になります。退職届と共に添え状を同封したり、適切な封筒を選んだり、しっかりとビジネスマナーを抑えましょう。

最後だからと言って、気を抜いていると最後の最後で悪い印象を与えてしまうこともあります。「立つ鳥跡を濁さず」でいきましょう。

まとめ

退職届の提出は、基本手渡しが良いとされています。しかし、さまざまな理由で郵送しなければいけない状況があるでしょう。

退職届を郵送する際はポイントを抑えて、正しい郵送方法や書き方をマスターしましょうね。

会社に勤めた責任としてきちんとした退職届を提出することで、新たな道に進むことができます。お互いに気持ちよく退職の手続きができるように心掛けましょう。